この記事でわかること

  • AIで議事録を作るときに分かれる3つの工程と、どこでつまずくか
  • 録音を始める前に確認しておくこと
  • 「要約して」では使える議事録にならない理由と、代わりに出す指示
  • 会議の内容をAIサービスへ渡してよいかの線引き
  • 配る前に自分で確認すべき箇所

AIで議事録を作るとは、3つの工程のこと

「AIで議事録を作る」と一言で言っても、実際には次の3つの工程に分かれています。

  1. 録音する(会議の音声を残す)
  2. 文字起こしする(音声をテキストに変換する)
  3. 整理する(テキストを議事録の形にまとめる)

文字起こしまで自動で行うサービスもありますが、内部ではこの3工程を経ています。どの工程で失敗しているかを切り分けられると、対処が早くなります。 議事録の質が低いとき、原因は3ではなく1や2にあることがよくあります。

工程1: 録音する前に確認すること

ここを飛ばすと、後から取り返しがつきません。

録音してよいかを確認する

参加者に録音することを伝え、了解を得てください。社内に録音の可否や保存期間についての規定がある場合は、それが優先されます。特に社外の方が参加する会議では、事前に一言伝えるだけで後のトラブルを避けられます。

音が悪いと、後の工程が全部崩れる

文字起こしの精度は、AIの性能よりも音声の品質でほぼ決まります。 次の3つを意識するだけで、結果が大きく変わります。

  • マイクを話者に近づける(会議室の中央に1台だけ、という配置が最も崩れやすい)
  • 発言が重ならないよう進行する(同時に話すと、どちらも正しく取れないことがあります)
  • 専門用語や固有名詞は、冒頭で一度はっきり発音しておく

うまく取れなかった音声は、後からAIで補うことができません。やり直せない工程なので、ここに一番気を配ってください。

工程2: 文字起こしする

手段は大きく3種類あります。どれを選ぶかは、会議の形式と、扱う情報の機微さで決まります。

手段 向いている場面 注意点
Web会議ツールの文字起こし機能 オンライン会議 利用できるかは契約プランによる
文字起こしサービスを使う 対面・オンラインとも 音声データを外部に預けることになる
録音機器で録って後から変換する 対面の会議 変換の手間が別途かかる

いずれの場合も、文字起こしの結果をそのまま議事録にしないでください。 発言そのままの記録は長すぎて読まれません。次の工程が本番です。

工程3: AIで整理する

「要約して」では使える議事録になりません

ここが最もつまずきやすい点です。文字起こしを貼って「要約して」と頼むと、会議の内容を短くした文章が返ってきます。しかしそれは議事録ではありません。

議事録に求められるのは要約ではなく、後から参照できる記録です。読み返す人が知りたいのは、「結局どうなったか」「自分は何をすればいいか」の2つです。

決定事項・宿題・保留の3つに分ける

そこで、次のように分けて出すよう指示します。

  • 決定したこと(結論だけ。経緯は不要)
  • 誰が・何を・いつまでに(担当と期限が対になっていること)
  • 保留・持ち帰りになったこと(いつ再検討するかも含めて)

この3つが揃っていれば、会議に出ていない人が読んでも状況が分かります。逆にこの3つがない議事録は、後から誰も読み返しません。

指示の出し方の例

貼り付けたテキストに対して、次のように条件を分けて伝えると精度が上がります。

  • 「決定事項・担当と期限・保留事項の3つに分けてください」
  • 「担当者が明示されていない項目は『担当未定』と書いてください」(勝手に補完させない)
  • 「発言の要約ではなく、結論だけを書いてください」
  • 「元のテキストに書かれていないことは追加しないでください」

2つ目と4つ目が重要です。AIは足りない情報を埋めようとすることがあります。 議事録では、それが事実の捏造になります。

指示の出し方そのものの考え方は、ChatGPTを仕事で使う方法でも扱っています。

会議の内容をAIサービスに渡してよいか

会議には、通常の資料よりも機微な情報が混ざりがちです。

  • 取引先の社名・担当者名
  • 未公開の数値(売上見込み、見積、原価)
  • 人事や評価に関わる話題
  • まだ社内で共有されていない決定

まず勤務先のルールを確認してください。 そのうえで、渡す前にできる工夫があります。

  • 該当部分を除いて渡す(その部分だけ手で書く)
  • 社名や個人名をA社・B氏のように置き換えて渡す
  • 決定事項だけを自分で箇条書きにして、文章の整形だけを頼む

同じ考え方は表計算データでも同じです。データの線引きについてはExcelをAIで自動化する方法でも整理しています。

配る前に必ず自分で確認する

AIが整理した議事録は、そのまま配らないでください。 特に次の4点は誤りが混ざると影響が大きく、かつAIが間違えやすい箇所です。

  1. 数字(金額・件数・パーセント)
  2. 日付と期限
  3. 固有名詞(社名・人名・製品名)
  4. 決定事項の結論(「見送り」と「保留」が入れ替わると意味が変わります)

議事録は記録として残り、後から根拠として参照されます。配った人が内容に責任を持つという点は、AIを使っても変わりません。

読まれる議事録にするための工夫

  • 会議当日中に配る(記憶が残っているうちの方が、間違いを指摘してもらえます)
  • 冒頭に決定事項だけを置く(全文を読む人はほとんどいません)
  • 担当と期限は表にする(後から自分の分を探しやすくなります)
  • 次回の議題を最後に書く(次の会議の準備がそのまま始められます)

資料としての見せ方という点では、AIで仕事のスライドを作る方法で扱っている考え方も共通します。

うまくいかないときの確認ポイント

  • 文字起こしが崩れている: 工程1(音声)の問題です。マイクの位置と進行を見直します
  • 誰が発言したか分からない: 話者の区別ができる手段を選ぶか、進行時に名乗ってもらいます
  • 決定事項が曖昧: 会議自体で結論が出ていない可能性があります。議事録の問題ではありません
  • 書かれていないことが混ざる: 「元のテキストにないことは追加しない」と明示して出し直します

まとめ

AIで議事録を作る手順は次のとおりです。

  1. 録音前に、録音の可否を確認し、音声品質の準備をする
  2. 文字起こしは会議の形式と情報の機微さで手段を選ぶ
  3. 整理は「要約して」ではなく、決定事項・担当と期限・保留の3つに分けて指示する
  4. 渡してよい情報かを判断し、必要なら伏せて渡す
  5. 配る前に、数字・日付・固有名詞・結論を自分で確認する

最も効くのは3の指示の出し方ですが、最もやり直しが効かないのは1の録音です。会議が始まる前の準備に少し気を配るだけで、後の工程がずっと楽になります。